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9項遠距辦公管理心法，提升效益，打造雙贏的工作場所
2023年，被視為企業最具挑戰性的一年，後疫情時代，組織將面臨歷史性的挑戰，競爭激烈的人才市場、原物料與能源的高漲、貨幣緊縮/景氣寒冬，再加上AI等人工智慧新科技、工具的推陳出新，都為商業領袖帶來非常大的挑戰。
疫情的催化之下，遠距辦公的型態出現，並且持續受到討論與關注，疫情時是迫不得已，然而到了疫情後，同仁早已習慣遠距辦公所帶來的好處，人們也更注重於自我的生活品質，認為過往傳統的上班型態，耗費大量的時間、精力與金錢在通勤等等因素之上，是難以再被接受的。
本內容由傑思．愛德威所贊助，AMT亞太行轉聯盟A_Talent計畫研究員整理編輯，崑山科大陳薇薇教授諮詢協助，為大家博覽世界行銷科技與數位轉型趨勢內容，歡迎大家多多回應交流與轉發～本內容也有Podcast，適合只想用聽的您！點擊聆聽
儘管大部分雇主不樂見遠距辦公的形式，但不得不去面對這樣的趨勢，根據Gartner的研究顯示，至今世界上已經超過66%企業在疫情後持續維持遠距的辦公模式，在有需要時才進到辦公室，抑或是每週固定幾日進辦公室即可的混合辦公模式。在此趨勢之下，如何提出應對措施，如何確保員工、團隊與企業都能持續有效率地運轉，乃是身為商業領袖的重要問題。
領導者如何在企業政策、文化與資源上，給予員工能夠在混合工作模式下，持續保持生產力與敬業度所需要的支援和協助？以下9個管理心法告訴您：
1. 確認員工的工作價值觀
在Gartner的研究中，87% 的人資主管表示員工開始追求更符合自身、工作價值觀的工作。因此身為管理、領導者，在日常生活中必須發揮影響力，保持與員工的聯繫與頻繁互動，並向員工明確表示自己與組織內部都清楚地了解該員工所注重的價值觀為何。
舉例來說，有些同仁可能將工作視為他們生活的一部分，而其他人則將其視為一種交易，因此在對待工作時的態度會有所不同，當然在激勵的方式上也會有所不同。管理者需要努力創造個人化的工作體驗，理解員工的工作價值觀，並且持續與員工保持溝通聯繫，適時提供資源、指南等等，以便在人才快速流動的時代下，留住人才，並吸引更多人才。
2. 注重彈性、靈活性與自主性
在當今的混合工作環境中，許多人需要在自己的家中同時兼顧工作和家庭。因此，彈性與靈活性是關鍵，靈活性指的是員工工作時間。混合辦公使得員工能夠隨時隨地完成工作，讓工作變得更加簡單和有效。
Gartner 人力資源實踐研究總監 Caitlin Duffy 表示：「將標準化的日常辦公室工作模式調整為正式的混合工作模式後，可以給予員工適度安排時程的靈活性。」
舉例來說，固定在每週一、三、五來進行工作回報與檢閱，確保員工有在正常的軌道上，只要能穩定在約定時間完成對應工作即可，其餘時間由員工自由安排，將生活與工作達到最佳平衡。然而，許多領導者擔心此模式會造成生產力和績效的下降。然而，Gartner研究指出，比起不提供靈活性給予員工的企業，提供高度靈活性的企業，組織內部擁有多上40%的高績效、高產值員工。適度的靈活與自主性，反而能幫助員工在工作效率上，有大幅的成長。
3. 定期維繫組織內社交網絡
當談到混合辦公政策時，CEO們認為組織文化是最需要關注的問題，也表示在不影響員工自主安排行程的情況下，定期於組織內部舉辦有意義的社交活動、營造實體社交環境與機會，是可以有效幫助維持與提升組織文化和績效的。
4. 強調、強化組織所提供的價值
後疫情時代，人們更重視於內在與自我實現，因此時常重新評估自己生活上的優先事項，也可能正在考慮以不同的方式來實現他們人生所追求的個人和職業目標，這可能會引發其在職業上的倦怠和缺乏參與感。Gartner 人力資源實踐研究總監 Caitlin Duffy 表示：「企業必須向員工展示組織能為員工個人提供什麼價值。」
公司都會花費多年時間為員工建立一套良好的職涯體驗機制與系統，為員工創造更多機會，這些努力必須讓員工看見，並持續提醒著員工們，避免使員工產生職場上的倦怠感。
5. 相信你的員工
身為管理者，您可以做到最好的一件事情，就是給予員工最大的信任、信心與肯定，相信他們會做對的事情，也相信他們會以最好的效率來完成任務。
Gartner的調查也顯示，如果雇主表達全力的支持與對於員工的期望，是會有效提升員工自主性與工作效率的。
6. 增加透明度與可見度
在混合工作模式下，組織應該增加透明度和可見度，也就是設定清晰的期望、願景。明確的願景，使員工能花更少的時間去思考、猜測到底該做些什麼？花更多的時間專注在達成目標與願景之上。
7. 接納不同的工作模式，激發創新
許多領導者仍然認為團隊需要回到辦公室才能有更創新、更高效率的工作表現，41%的人力資源領導者認為，混合工作使團隊在創新的能力上已經惡化。
然而，實際上，混合辦公對團隊創新的影響幾乎與傳統工作模式相同，Gartner 人力資源實踐研究總監 Caitlin Duffy 表示：「企業要在新常態中取得成功，必須平衡不同的協作模式，以發揮員工的全部潛力。」這將需要更深入地了解員工以及他們所做的工作。
舉例來說，外向的員工可能會需要在第一現場與人合作，才能有最佳的表現，而內向的員工可能在自己的空間中工作時，表現會最出色。同時，新入職員工可能會更需要與在現場工作中向主管、同仁學習會更快上手，而對於業務較熟練的主管、同仁可能會認為，遠距的模式更適合他們。種種情境，皆顯現出領導者的兩難與挑戰，找到平衡點將成為關鍵。
8. 加強表揚
有效的表揚可以激勵員工，並向同仁釋出何為應效仿行為的強烈信號。表揚不一定需要金錢方面的，可以是公開表揚、感激的象徵，或是提供發展機會和額外福利等等。
考量到在混合工作環境中，員工的表現更難被看見，因此領導者可以透過簡單、定期的調查，來向員工提出具體問題或是收集工作上的數據，以此來找到表揚的機會。調查的過程中，可以詢問他們克服了哪些障礙，抑或是同仁、團隊之間如何幫助他們解決問題，找到值得表揚的行為，並大動作的給予獎勵與公開分享團隊和個人的成就，以激勵團隊，凝聚向心力。
9. 為團隊提供適當的技術和工具
適當的技術與工具指的不僅僅是一部手機和電腦。而是能幫助員工在遠距、虛擬的通訊和工作環境中，能夠感到舒適，且能夠有效運作，領導者不該認為員工理所當然該知道如何在虛擬通訊中順暢的運作。
即便您沒有太多的預算可以提供最新的技術，仍舊可以給予員工在數位工具運用上的一些工作指引，舉例來說，提供更直接的數位工具（信箱、雲端、遠距會議等等）使用SOP，或是建立規範像是：「如果一個問題在六封電子郵件中，還沒有辦法解決，那麼請透過下方連結與您的主管預約線上會議進行討論。」
必須承認虛擬的工作環境不是完美的，但仍應該盡可能維持專業，這樣的模式對於某些人來說，可能不太舒適和有效，因此建立相關規範和制度，並且提供適當的技術支援，是領導者必須重視的環節。
最後，隨著混合式和遠距工作趨勢將變得更加長遠，Gartner的調查也顯示，文化將會是組織遭遇的最大挑戰。因此，掌握以上九點管理心法，將幫助您在混合辦公的趨勢下，提升管理效率，也幫助組織內能更有效地合作與發揮。
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文章翻譯摘錄：
AMT聯盟研究員＿劉昌豪
參考資料：https://www.gartner.com/smarterwithgartner/9-tips-for-managing-remote-employees